Kantoorvoorraad op orde: zo maakt u een bestellijst die werkt

Het is zelden een groot probleem, maar het kost wel elke keer tijd: de printer zonder toner, de laatste rol tape, geen enkele pen die het doet. Meestal komt dat niet doordat er te weinig budget is, maar doordat niemand het overzicht heeft. Dit artikel gaat over hoe u dat oplost.

Het probleem is geen budget maar zicht

De artikelen die opraken zijn zelden duur. Pennen, tape, toiletpapier, koffie, nietjes.

Het probleem is dat niemand ze telt totdat ze op zijn. En dan is het altijd op een moment dat het slecht uitkomt.

De oplossing is niet meer inkopen, maar één keer goed vastleggen wat u gebruikt en hoe snel.

Stap 1: maak een lijst van wat u écht gebruikt

Loop één keer door het pand met een blocnote. Noteer alles wat op is of bijna op, en alles wat u maandelijks bijbestelt.

Verdeel dat in vier groepen: kantoor, print en labels, verpakking, en facilitair. Die indeling helpt straks bij het bestellen.

Wees compleet maar niet uitputtend. Het gaat om de vijftig artikelen die u vaak nodig heeft, niet om alles wat in de kast staat.

Stap 2: bepaal per artikel het verbruik

U hoeft niet exact te tellen. Een ruwe schatting per maand volstaat.

Voor koffie: reken op twee tot drie koppen per medewerker per dag. Voor toiletpapier: ongeveer een halve rol per persoon per week. Voor labels en toners: kijk wat u het afgelopen jaar heeft besteld en deel door twaalf.

Dat geeft u een basis om te bepalen wat een verstandige minimumvoorraad is.

Stap 3: zet een bestelmoment vast

De belangrijkste stap is ook de simpelste: prik een vaste dag. Elke eerste maandag van de maand, of elke twee weken.

Eén persoon loopt de lijst langs, vult aan wat onder het minimum zit en plaatst de order. Klaar.

Dat werkt beter dan bestellen zodra iemand iets mist, want dan bestelt u vaak, klein en duur.

Stap 4: leg de lijst digitaal vast

Via uw account bij ons maakt u een favorietenlijst met de artikelen die u vast bestelt. De volgende keer plaatst u de order in enkele klikken, met de juiste artikelnummers en verpakkingseenheden.

Dat voorkomt ook dat er per ongeluk een ander formaat of een andere kernmaat wordt besteld, wat bij labels en toners geregeld gebeurt.

Waarom bestellen bij één leverancier scheelt

Als u kantoorartikelen, labels, verpakking en facilitair bij verschillende partijen haalt, heeft u vier bestelmomenten, vier facturen en vier keer verzendkosten.

Bij ons bestelt u het in één order. Boven een orderwaarde van 250 euro betaalt u geen verzendkosten, en met een maandelijkse verzamelbestelling haalt u die drempel doorgaans probleemloos.

Voorraadartikelen die u op werkdagen voor 18:00 uur bestelt, heeft u de volgende werkdag in huis.

Hulp bij het opzetten

Weet u niet goed waar te beginnen, dan denken wij graag mee. Vertel ons hoeveel medewerkers u heeft en wat voor werk u doet, dan stellen wij een concept-bestellijst voor die u zelf aanpast.

Meer weten?

Bekijk het assortiment kantoorartikelen en facilitair, of vraag hulp bij uw bestellijst.